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Archiviare ed elaborare i dati con Excel 2007

La necessità di conservare informazioni esiste da sempre. Ce ne possiamo rendere conto anche noi, nel nostro piccolo: ricordiamo a memoria tutti i numeri di telefono dei nostri amici? E il loro indirizzo? Forse per quelli con cui abbiamo contatti più frequenti, certamente sì, ma per gli altri? Dovremo allora consultare un taccuino, una rubrica, o qualche foglio dove abbiamo scritto tutti i dati.

Nella realtà quotidiana, quindi, nasce l’esigenza di trattare le problematiche inerenti alla conservazione e al reperimento di grandi quantità di dati che per poter essere gestiti comodamente è necessario che vengano memorizzati secondo una logica ben precisa così che la ricerca e la consultazione possano essere più efficienti possibile. Così, nella nostra agenda telefonica, ci preoccuperemo di scrivere il nome dei nostri amici secondo un ordine logico ben preciso quale l’ordine alfabetico oppure un raggruppamento per interessi comuni (scuola, sport, ecc.).

L’agenda telefonica diviene un classico esempio di archivio di dati. L’archivio è, dunque, un insieme di informazioni relative a oggetti dello stesso tipo memorizzato su un supporto di memoria di massa. L’esser costituiti da dati dello stesso “tipo” è fondamentale negli archivi cartacei: un dizionario contiene lemmi e definizioni, un elenco telefonico contiene nomi, indirizzi e numeri. Allo stesso modo operano anche gli archivi informatici, per cui si parlerà di un archivio per clienti, uno per fornitori, uno per gli studenti e così via. In altri termini: un archivio deve contenere dati tra loro omogenei.
Attenzione. Omogeneo, però, non è riferito al singolo dato contenuto nell’archivio bensì all’insieme di informazioni legate ad una certa classe di oggetti; in altri termini, tutte le informazioni devono avere le stesse caratteristiche.

Facciamo un esempio. L’oggetto di un elenco telefonico è l’abbonato. Sull’elenco, per ogni abbonato, si riporta il suo cognome, il nome, l’eventuale qualifica, l’indirizzo ed il numero di telefono. Altre informazioni che riguardano la persona, come lo stato di famiglia, la sua età, ecc. non vengono riportate, né sarebbe opportuno farlo, dal momento che sarebbero estranee allo scopo per cui viene usato l’elenco telefonico pur essendo, comunque, attributi di una persona.
Come si può notare, bisogna trovare il più possibile dei punti in comune per considerare omogenee informazioni che apparentemente non lo sembrerebbero; più, in generale, si può dire che è l’uso che si fa dell’archivio a rendere i dati in esso contenuti informazioni omogenee oppure no.

Consideriamo, ancora una volta, il nostro elenco telefonico: su di esso troviamo almeno tre tipi di informazioni e cioè il nome dell’utente, il suo indirizzo ed il relativo numero di telefono. Queste tre informazioni, dette campi (fields), relative ad ogni utente, sono, però, sempre raggruppate e costituiscono un unico elemento, detto record, un’unica voce all’interno dell’elenco; ogni elemento ha sempre la stessa struttura.

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Piero Gallo

 

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