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Esegui ricerca

Access 2007 – Colonna di ricerca

Quando si riempiono i campi dei record che formano una tabella, può essere utile e comodo poter scegliere, in un elenco dei possibili valori, quello da inserire nel campo. Una colonna, o campo, di ricerca è un campo in una tabella il cui valore è recuperato da un'altra tabella o da un elenco di valori. La colonna di ricerca può essere utilizzata per visualizzare un elenco di scelte in una casella combinata o in una casella di riepilogo. Le scelte possono essere generate da una tabella o da una query oppure possono essere valori immessi dall'utente.

Figura 1 Esempio di colonna di ricerca

Casella di riepilogo Il controllo casella di riepilogo consente di visualizzare un elenco di valori, contiene righe di dati e viene in genere ridimensionato per visualizzare più righe in qualsiasi momento. Le righe possono includere una o più colonne, con o senza intestazioni. Se l'elenco contiene più righe di quante sia possibile visualizzarne, nel controllo viene aggiunta una barra di scorrimento. L'utente può selezionare solo i valori disponibili nella casella di riepilogo. Non è possibile digitare un valore in una casella di riepilogo.

Casella combinata Il controllo casella combinata offre un metodo più compatto per presentare un elenco di valori, poiché l'elenco è nascosto fino a quando non si fa clic sulla freccia dell'elenco a discesa. Una casella combinata consente inoltre di immettere un valore non incluso nell'elenco. In questo modo, una casella combinata include le funzionalità di una casella di testo e di una casella di riepilogo.

I vantaggi derivanti dall’utilizzo della colonna di ricerca sono:

  • accuratezza nell’inserimento dei dati. In quanto si riducono gli errori di digitazione;
  • velocità di inserimento dati. Aumenta la velocità di data entry perché evita la necessità di digitazione dei valori in quanto questi, semplicemente, si selezionano dall’elenco;
  • Semplicità nell’inserimento dei dati. In quanto riduce la necessità di cercare informazioni contenute in altre tabelle quando si deve inserire un record con campi appartenenti ad altre tabelle.

Una colonna di ricerca può essere creata con due modalità:

  • Ricerca guidata
  • manualmente mediante la scheda Ricerca (modalità che ci permette anche di modificare alcune opzioni generate dalla creazione guidata).

In questo articolo presenteremo entrambe le modalità.

Per illustrare l’argomento di questo articolo supponiamo di creare un database che chiameremo SCUOLA e due tabelle:

  • STUDENTI per rappresentare le anagrafiche degli studenti:

Figura 2 Tabella Studenti. Id_Indirizzo è il campo su cui applicare la colonna di ricerca

  • INDIRIZZI per rappresentare gli indirizzi di studio (IGEA, PROGRAMMATORI, SIRIO, LINGUISTICO,TURISTICO)

Figura 3 Tabella Indirizzi in visualizzazione struttura

Le due tabelle sono in relazione 1 a molti tra di loro: uno studente segue un solo indirizzo di studi, ma ad un indirizzo di studi appartengono molti studenti.

Figura 4 Relazione 1 a molti tra la tabella Indirizzi e la tabella Studenti

Nel momento in cui dobbiamo aggiungere uno studente nel database, vogliamo far in modo di non dover inserire il valore ID_Indirizzo (identificativo dell’indirizzo di studi), ma di poterlo selezionare da un elenco che mostri il nome dell’indirizzo e non l’ID, che potrebbe non fornire alcun informazione circa la categoria di appartenenza.

Colonna di ricerca mediante Ricerca guidata

Per questa modalità, come anche per l’altra, dobbiamo distinguere due casi:

  1. I valori vengono recuperati da un'altra tabella o query;
  2. l’ elenco di valori viene inserito manualmente.

Valori recuperati da un'altra tabella o query;

  • selezionare la tabella STUDENTI, con il tasto destro selezionare Visualizzazione struttura
  • cliccare nella cella Tipo dati, relativa al campo per il quale vogliamo creare il controllo (ID_Indirizzo)
  • aprire il menu e scegliere Ricerca guidata

Figura 5 Attivazione della Ricerca guidata per il campo Id_Indirizzo

Si avvia la Ricerca guidata

Figura 6 Ricerca guidata con i valori in una tabella o query

Lasciamo la prima opzione e clicchiamo il pulsante Avanti

Figura 7 Ricerca guidata. Selezione della tabella dove si trovano i valori

Selezioniamo la tabella che contiene i valori che devono apparire nel campo ID_Indirizzo della tabella STUDENTI e premiamo il pulsante Avanti

Figura 8 Ricerca guidata. Scelta dei campi che contengono i valori

Selezionare i campi che si desiderano che appaiano nel controllo elenco (ID_Indirizzo, Descrizione) tra i campi disponibili e premere il pulsante > oppure >> per trasferirli nel riquadro Campi selezionati. E premere Avanti

Figura 9 Ricerca guidata. Scelta dell'ordinamento dei valori

Eventualmente, scegliere il tipo di ordinamento e i campi con cui visualizzare i dati nel controllo elenco e premere Avanti

Appare l’anteprima dei dati che appariranno nel controllo elenco, se si vuole nascondere il campo chiave(ID_Indirizzo) occorre abilitare la relativa casella di controllo

Figura 10 Ricerca guidata. Anteprima dei valori

Premere il pulsante Avanti.

Figura 11 Ricerca guidata. Assegnazione del nome per la colonna

Assegnare un nome alla colonna e premere il pulsante Fine

Figura 12. Ricerca guidata. Conferma delle operazioni

Premere il pulsante SI per confermare la creazione del controllo.

Si può verificare il risultato dell’operazione effettuata, cliccando 2 volte per aprire la tabella STUDENTI

Figura 13. Risultato dell' impostazione della colonna di ricerca

Elenco di valori inseriti manualmente

Selezionare la seconda opzione della Ricerca guidata per inserire manualmente i valori del controllo e premere il pulsante Avanti

Figura 14. Ricerca guidata con i valori da inserire manualmente

Inserire manualmente i valori e premere il pulsante Avanti

Figura 15. Ricerca guidata - Inserimento manuale dei valori

Assegnare un nome alla colonna e premere il pulsante Fine

Figura 16 Ricerca guidata - Assegnazione di un nome alla colonna

Si può verificare il risultato dell’operazione effettuata, cliccando 2 volte per aprire la tabella STUDENTI

Figura 17 Risultato delle operazioni effettuate

Colonna di ricerca mediante Scheda Ricerca

Questa modalità ci serve anche, eventualmente, per modificare le impostazioni generate dalla ricerca guidata.

Elenco di valori inserito manualmente

  • Aprire la tabella in Struttura
  • Posizionarsi sul campo in cui si vuole la casella di riepilogo o combinata
  • Selezionare la scheda Ricerca
  • Nel campo Visualizza controllo, selezionare il tipo di controllo (Casella di riepilogo o Casella combinata)
  • Nel campo Tipo origine riga, selezionare Elenco valori.
  • Nel campo Origine riga, cliccare il pulsante  . Nella finestra di dialogo Modifica voci di elenco inserire i singoli valori in righe distinte.

 

Figura 18 Scheda Ricerca. Inserimento manuale dei valori

Figura 19 Scheda Ricerca. Parametri

Valori recuperati da un'altra tabella o query;

  • Aprire la tabella in Struttura
  • Posizionarsi sul campo in cui si vuole la casella di riepilogo o combinata
  • Selezionare la scheda Ricerca
  • Nel campo Visualizza controllo, selezionare il tipo di controllo (Casella di riepilogo o Casella combinata)
  • Nel campo Tipo origine riga, selezionare Tabella/query.
  • Nel campo Origine riga, cliccare il pulsante . Creare la query mediante il generatore di query

Figura 20 Scheda Ricerca. Parametri per i valori prelevati da un'altra tabella

Per il significato e l’impostazione degli attributi della Scheda Ricerca si può far riferimento alla seguente Tabella esplicativa.

Visualizza controlloPer impostare il tipo di controllo su Casella di controllo, Casella di testo, Casella di riepilogo o Casella combinata. Il controllo Casella combinata è quello più usato per una colonna di ricerca.
Tipo origine rigaIndica se l’elenco dei valori devono essere recuperati da un'altra tabella o da una query oppure devono essere immessi manualmente. È inoltre possibile scegliere di compilare l'elenco con i nomi dei campi in una tabella o query.
Origine rigaSpecificare la tabella, la query o l'elenco dei valori da cui recuperare i valori per la colonna di ricerca. Se la proprietà Tipo origine riga è impostata su Tabella/query o Elenco campi, per questa proprietà è necessario impostare il nome di una tabella o query oppure un'istruzione SQL che rappresenta la query. Se la proprietà Tipo origine riga è impostata su Elenco valori, è necessario impostare un elenco di valori separati da punto e virgola.
Colonna associataSpecifica la colonna nell'origine di riga da cui viene recuperato il valore memorizzato dalla colonna di ricerca. I valori consentiti sono compresi nell'intervallo da 1 al numero di colonne nell'origine di riga.
Numero colonneSpecifica il numero di colonne nell'origine di riga che è possibile visualizzare nella colonna di ricerca. Per selezionare le colonne da visualizzare, si specifica una larghezza di colonna nella proprietà Larghezza colonne.
Intestazioni colonneSpecifica se visualizzare o meno le intestazioni delle colonne.
Larghezza colonneSpecifica la larghezza per ogni colonna. Se non si desidera visualizzare una colonna, ad esempio una colonna ID, specificare 0 per la larghezza.
Righe in elencoSpecifica il numero di righe da mostrare quando si visualizza la colonna di ricerca.
Larghezza elencoSpecifica la larghezza del controllo per la visualizzazione della colonna di ricerca.
Solo in elencoIndica se è consentita o meno l'immissione di un valore non incluso nell'elenco.
Consenti valori multipliIndica se la colonna di ricerca utilizza un campo multivalore e se consente la selezione di più valori.
Consenti modifiche a
elenco valori
Specifica se è consentita o meno la modifica delle voci di una colonna di ricerca basata su un elenco di valori. Quando questa proprietà è impostata su e si fa clic con il pulsante destro del mouse su un campo di ricerca basato su un elenco di valori a colonna singola, verrà visualizzato il comando Modifica voci di elenco. Se i campo di ricerca include più colonne, questa proprietà viene ignorata.
Maschera di modifica voci di elencoInserire il nome di una maschera esistente da utilizzare per modificare le voci di elenco in una colonna di ricerca basata su una tabella o una query.
Mostra solo valori origine rigaVisualizza solo i valori corrispondenti all'origine di riga corrente quando la proprietà Consenti valori multipli è impostata su .

 

Autore: Francesco Procida

 

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